Должностная инструкция офис-менеджера организации



ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Офис-менеджер

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность офис-менеджера (наименование организации в родительном падеже) (далее - Общество).
1.2. Офис-менеджер назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Общества.
1.3. Офис-менеджер относится к категории руководителей и имеет в подчинении:
- секретаря рецепшн;
- делопроизводителя;
- уборщицу.
1.4. Офис-менеджер подчиняется непосредственно (наименование должности непосредственного руководителя в дательном падеже) Общества.
1.5. На должность офис-менеджера назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.
1.6. Офис-менеджер отвечает за:
- надлежащую организацию работы по обеспечению взаимодействия между подразделениями Общества;
- исполнительскую и трудовую дисциплину сотрудников аппарата управления;
- сохранность информации (документов), содержащей сведения, составляющие коммерческую тайну Общества, иные конфиденциальные сведения, включая персональные данные сотрудников Общества;
- обеспечение безопасных условий труда, поддержание порядка, выполнение правил пожарной безопасности в помещениях аппарата управления.
1.7. В практической деятельности офис-менеджер должен руководствоваться:
- законодательством, нормативно-правовыми актами,
а также локальными актами и организационно-распорядительными документами Общества, регламентирующими работу по организации управления и деятельность аппарата управления;
- Правилами внутреннего трудового распорядка;
- правилами охраны труда и техники безопасности, обеспечения производственной санитарии и противопожарной защиты;
- указаниями, приказаниями, решениями и поручениями руководителя Общества;
- настоящей должностной инструкцией.
1.8. Офис-менеджер должен знать:
- законодательство, нормативно-правовые акты по профилю деятельности Общества;
- организационную структуру общества, систему управления и порядок ее функционирования, ее профиль и специализацию, а также цель и стратегию развития;
- текущие и перспективные потребности общества в основных видах ресурсов, необходимых для обеспечения ее повседневной деятельности;
- задачи аппарата управления по обеспечению потребностей общества, ее возможности по решению указанных задач;
- методы комплексного анализа состояния дел в обществе, принципы антикризисного управления;
- современные теории менеджмента;
- передовой отечественный и зарубежный опыт менеджмента;
- состав и структуру управленческой документации общества;
- менеджмент (в объеме, требуемом для эффективного руководства аппаратом управления), деловой этикет, правила ведения деловой переписки по основным вопросам повседневной деятельности общества;
- средства вычислительной техники, коммуникации и связи;
- правила и нормы охраны труда.
1.9. В период временного отсутствия офис-менеджера его обязанности возлагаются на (наименование должности заместителя).

2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Офис-менеджер обязан осуществлять следующие трудовые функции:
2.1. Возглавлять работу по обеспечению взаимодействия между подразделениями Общества, аппарат управления и уверенно руководить его деятельностью.
2.2. Создавать оптимальные условия для своевременного и качественного выполнения аппаратом управления возлагаемых на него повседневных задач в строгом соответствии с утвержденным порядком (регламентом) работы, схемой организационного взаимодействия.
2.3. Участвовать в работе по формированию стратегии развития Общества, определению ее основных направлений, ключевых мер по ее реализации.
2.4. Обеспечивать надлежащее оформление проектов документов планирования деятельности Общества, их представление на рассмотрение и утверждение руководителя Общества, последующее доведение документов до сведения соответствующих должностных лиц.
2.5. Обеспечивать взаимодействие между аппаратом управления и подразделениями предприятия (включая филиалы и представительства) посредством личного общения с руководителями подразделений, в т.ч. с использованием технических средств коммуникации.
2.6. Принимать меры к организации и поддержанию на должном уровне информационно-документационного обеспечения деятельности Общества, в том числе эффективное ведение деловой переписки, надежное хранение управленческой документации, оперативное исполнение документов и информационных запросов.
2.7. Руководить работой по совершенствованию и оптимизации технологии управления организацией (предприятием), в том числе в условиях кризиса.
2.8. Осуществлять лично и через подчиненных действенный контроль за состоянием деятельности подразделений Общества, их результатами и регулярно информировать об итогах контроля руководителя Общества, требовать от руководителей подразделений устранения выявленных в ходе контрольных мероприятий недостатков.
2.9. Консультировать руководителя организации, руководителей подразделений по актуальным и насущным вопросам практической организации управленческой деятельности.
2.10. Обеспечивать рациональное использование материальных, технических и иных средств аппарата управления в интересах выполнения им задач по предназначению.
2.11. Обеспечивать надежную защиту информации (документов), содержащей сведения, составляющие коммерческую тайну Общества, иные конфиденциальные сведения, включая персональные данные сотрудников Общества.
2.12. Руководить обучением подчиненных, создавать им условия для повышения квалификации, профессионального роста, развития деловой карьеры и должностного продвижения в соответствии с личными заслугами и уровнем квалификации.
2.13. Осуществлять контроль за соблюдением подчиненными правил охраны труда и техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
2.14. Использовать по отношению к подчиненным предоставленные права по их поощрению (привлечению к ответственности).
2.15. Создавать условия для внедрения и надлежащего функционирования передовых технологий управления, их последующего усовершенствования и оптимизации.
2.16. Руководить планированием и отчетностью по вопросам деятельности аппарата управления.
2.17. Руководить разработкой унифицированных форм документов, необходимых для обеспечения деятельности аппарата управления, а также внутренних организационно-нормативных и нормативно-методических документов по вопросам управления.
2.18. Изучать, обобщать и применять в деятельности аппарата управления передовой отечественный и зарубежный опыт менеджмента.
2.19. Рассматривать предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест аппарата управления и представлять их для принятия решения директору Общества.
2.20. Своевременно и в полном объеме отрабатывать и представлять должностным лицам с соответствующими полномочиями отчетную и иную документацию.
В случае необходимости офис-менеджер может привлекаться к выполнению своих обязанностей сверхурочно по решению руководителя организации в порядке, предусмотренном законодательством о труде.

3. ПРАВА

Офис-менеджер имеет право:
3.1. Запрашивать и получать необходимые материалы и документы, относящиеся к вопросам его деятельности.
3.2. Вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних учреждений и организаций для решения оперативных вопросов производственной деятельности, входящей в его компетенцию.
3.3. Давать распоряжения и указания подчиненным работникам и принимать соответствующие действия по устранению причин, создавших конфликтную ситуацию.
3.4. Вносить предложения руководству предприятия (учреждения, организации) по улучшению работы, относящейся к его функциональным обязанностям.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ И ОЦЕНКА ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

4.1. Офис-менеджер несет административную, дисциплинарную и материальную (а в отдельных случаях, предусмотренных Законодательством РФ, и уголовную) ответственность за:
4.1.1. Невыполнение или ненадлежащее выполнение служебных указаний непосредственного руководителя;
4.1.2. Невыполнение или ненадлежащее выполнение своих трудовых функций и порученных ему задач;
4.1.3. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях;
4.1.4. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученной ему работы;
4.1.5. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности предприятия и его работникам;
4.1.6. Необеспечение соблюдения трудовой дисциплины.
4.2. Оценка работы офис-менеджера осуществляется:
4.2.1. Непосредственным руководителем - регулярно, в процессе повседневного осуществления работником своих трудовых функций;
4.2.2. Аттестационной комиссией предприятия - периодически, но не реже 1 раза в два года на основании документированных итогов работы за оценочный период.
4.3. Основными критериями оценки работы офис-менеджера являются качество, полнота и своевременность выполнения им задач, предусмотренных настоящей инструкцией.

5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ

5.1. Режим работы офис-менеджера определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Обществе.

6. ПРАВО ПОДПИСИ

6.1. Офис-менеджеру для обеспечения его деятельности предоставляется право подписи организационно-распорядительных документов по вопросам, отнесенным к его компетенции настоящей должностной инструкцией.