ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
заведующего канцелярией
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность заведующего канцелярией «___________» (далее — «Организация»).
1.2. Заведующий канцелярией назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом Руководителя Организации.
1.3. Заведующий канцелярией подчиняется непосредственно ____________ Организации.
1.4. На должность заведующего канцелярией назначается лицо, имеющее ________ профессиональное образование и стаж работы по специальности ____ лет (без предъявления требований к стажу работы).
1.5. Заведующий канцелярией должен знать:
— постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся организации делопроизводства;
— Единую государственную систему делопроизводства;
— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
— структуру предприятия, учреждения, организации;
— организацию делопроизводства;
— схемы документооборота;
— порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;
— сроки и порядок сдачи дел в архив;
— системы организации контроля над исполнением документов;
— оргтехнику и другие технические средства управленческого труда;
— основы экономики, организации производства, труда и управления;
— законодательство о труде;
— Правила внутреннего трудового распорядка;
— правила и нормы охраны труда.
1.6. В период временного отсутствия заведующего канцелярией его обязанности возлагаются на ____________.
2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
2.1. Заведующий канцелярией осуществляет:
Организацию работы канцелярии.
Обеспечение своевременной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставки по назначению.
Контроль над сроками исполнения документов и их правильным оформлением.
Организацию работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.
Разработку инструкций по ведению делопроизводства на предприятии, в учреждении, организации и организацию их внедрения.
Принятие мер по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда.
Методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях, контроль над правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов.
Обеспечение печатания и размножения служебных документов.
Участие в подготовке созываемых руководством совещаний и организацию их технического обслуживания, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку.
Руководство работниками канцелярии.
3. ПРАВА
Заведующий канцелярией имеет право:
3.1. Запрашивать и получать необходимые материалы и документы, относящиеся к вопросам деятельности заведующего канцелярией.
3.2. Вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних учреждений и организаций для решения оперативных вопросов производственной деятельности, входящей в компетенцию заведующего канцелярией.
4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Заведующий канцелярией несет ответственность за:
4.1. Необеспечение выполнения своих функциональных обязанностей.
4.2. Недостоверную информацию о состоянии выполнения работы.
4.3. Невыполнение приказов, распоряжений и поручений Руководителя Организации.
4.4. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности Организации и ее работникам.
4.5. Необеспечение соблюдения трудовой дисциплины.
5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ
5.1. Режим работы заведующего канцелярией определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Организации.
5.2. В связи с производственной необходимостью заведующий канцелярией обязан выезжать в служебные командировки (в т.ч. местного значения).